Профсоюз УДП РФ

Профсоюз Управления делами Президента Российской Федерации обеспечивает системную поддержку тысячам сотрудников, защищая их трудовые права, решая социальные и бытовые вопросы и выступая посредником в диалоге с руководством.

До цифровой трансформации процессы базировались на бумажной документации, электронных письмах и устных обращениях, что приводило к потерям заявок, задержкам и перегрузке персонала рутиной. Для повышения эффективности, прозрачности и надёжности была внедрена единая цифровая экосистема, автоматизирующая все этапы работы — от регистрации обращения до исполнения решения — и обеспечивающая контроль, скорость и предсказуемость обслуживания.

внедрение цифрового профсоюза

Задача проекта:

Необходимо было создать единое цифровое пространство, где все процессы профсоюзной работы — от приема обращений до выдачи наград — становятся прозрачными, стандартизированными и ориентированными на человека. Цель — превратить профсоюз из формального органа в настоящую «команду поддержки», где каждое обращение получает ответ, а рутинные операции заменяются автоматизацией. 

Особенности 

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ   

Иерархия профсоюза точно воссоздана в Битрикс24: каждый видит только свои зоны ответственности. Добавлено поле «Член / не член профсоюза» — основа для автоматизации помощи и рассылок. Доступ к данным строго контролируется.
Устранена путаница, исключены ошибки и несанкционированный доступ, процессы соответствуют регламентам. 

АВТОМАТИЗАЦИЯ КЛЮЧЕВЫХ ПРОЦЕССОВ

Настроены три основных бизнес-процесса, запускаемые через CRM-формы на сайте:
1. Вступление в профсоюз
2. Выход из профсоюза

ЕДИНЫЙ КАНАЛ ПРИЕМА И ОБРАБОТКИ ОБРАЩЕНИЙ

- После подачи заявки система генерирует официальные документы (заявление, справка, уведомление) с подстановкой данных из карточки.
- Документы отправляются заявителю, сделка переходит на стадию согласования.
- После одобрения Председателем — в карточку сотрудника записывается дата вступления/выхода, и отправляется официальное письмо с подтверждением.   

ЧЛЕНСКИЙ УЧЁТ И СЕГМЕНТАЦИЯ

Все данные о членстве, полученной помощи и наградах хранятся в централизованной CRM-базе.
- Каждый сотрудник имеет индивидуальную карточку с полной историей взаимодействий.
- Система позволяет сегментировать членов профсоюза по статусу, подразделению, виду помощи — для целевых рассылок и аналитики.

вступление в профсоюз

форма вступления в профсоюз

карточка члена профсоюза

Система обеспечивает полный контроль над всеми обращениями — ни одно не теряется и не дублируется. Документы генерируются автоматически, юридически корректно и за один клик. Реестр членов профсоюза, получателей помощи и награждённых сотрудников поддерживается в актуальном, защищённом и доступном состоянии. Рутинные операции сокращены на 60–70%, что позволило персоналу сосредоточиться на содержательной работе с людьми. Уровень доверия сотрудников вырос: все обращения обрабатываются в установленные сроки, и каждый знает, что его запрос будет рассмотрен. Всё реализовано на стандартном тарифе Битрикс24 без кастомной разработки и дополнительных затрат. Цифровизация здесь — не технологический тренд, а смена подхода: каждый запрос важен, каждый сотрудник — в центре внимания, каждое действие — прозрачно. Профсоюз перестал быть формальным органом и стал настоящей командой поддержки, где процессы работают не ради отчётов, а ради людей.